Webinars zijn hot. Maar in veel bedrijven zijn ze vooral... vrijblijvend. Een keer geprobeerd. Matig bezocht. Geen follow-up. Geen leads. En dus weer geschrapt uit het plan.
Zonde. Want een goed georganiseerd webinar is geen losstaand event, het is een versneller. Een manier om in 1 klap je kennis te delen, je merk te laden en relevante leads te verzamelen. Niet alleen voor marketing, maar juist ook voor sales.
Daarom neem ik je in dit artikel mee door het complete draaiboek, van voorbereiding tot follow-up.
Het webinar draaiboek: van idee tot conversie
Een succesvol webinar begint niet op de dag van de uitzending en eindigt daar al helemaal niet. Het is een project met strategische waarde. Als je alleen nadenkt over de titel en het PowerPoint-template, mis je de helft van het potentieel. We verdelen het traject in vier fases:
Fase 1: De voorbereiding (het fundament voor succes)
Stem af met sales: Kies een onderwerp dat verkoopt
De grootste fout? Dat marketing het onderwerp bedenkt zonder input van sales. Terwijl sales dagelijks spreekt met leads die twijfelen, blokkeren, of net afhaken. Daar liggen je onderwerpen.
Een goed webinaronderwerp sluit aan op een concrete klantvraag. Denk aan: “Hoe weet ik of mijn team klaar is voor AI-tools?” of “Wat is de ROI van marketing automation voor mkb-bedrijven?”. Geen brede thema’s, maar haarscherpe vragen die leven in het hoofd van je doelgroep.
Gebruik hier geen onderbuikgevoel voor. Laat sales data verzamelen. Analyseer de CRM-notities. Bekijk welke whitepapers veel worden gedownload. Luister naar klantvragen in support of onboarding. En vertaal dat naar een onderwerp waar iemand op klikt en blijft hangen.
Stel je dream team samen
Een webinar zonder rollen is gedoemd te ontsporen. Je hebt minimaal 4 mensen nodig met duidelijke verantwoordelijkheden:
- Organisator: De spin in het web. Maakt de planning, regelt techniek, schakelt tussen marketing, sales en sprekers. Heeft overzicht en bewaakt deadlines
- Inhoudelijk expert / presentator: Iemand met autoriteit en een prettige stem. Geen PowerPoint-oplezer, maar een verteller
- Moderator: Zorgt voor interactie, bewaakt de sfeer, speelt vragen door naar de spreker en zorgt dat kijkers betrokken blijven
- Technisch regisseur: Checkt vooraf alle software, vangt glitches op tijdens de uitzending en zorgt voor opname en back-up.
Doe minstens 1 generale repetitie waarin alles wordt getest. Niet alleen de techniek, maar ook de inhoud. Hoe lopen de overgangen? Klopt de timing? Wat is je openingszin? Wat zeg je als de Q&A stilvalt?
Fase 2: De promotie (hoe je een volle digitale zaal krijgt)
Denk als een campagne, niet als een evenement
Een webinar zonder publiek is een dure vergissing. Toch vertrouwen veel bedrijven op één nieuwsbriefje of een LinkedIn-post. Maar aanmeldingen komen zelden vanzelf. Je moet ze verdienen.
Start 3 tot 4 weken van tevoren met een concrete promotieplanning:
- E-mailmarketing: Stuur minimaal 3 e-mails: een aankondiging, een reminder en een laatste kans
- Social media: Bouw op. Start met een aankondiging. Deel daarna een teaser, een preview van de slides, of een quote van de spreker
- Website: Geef het webinar een eigen landingspagina met duidelijke waardepropositie én makkelijk aanmeldformulier
- Paid ads: Zet indien nodig gerichte LinkedIn-campagnes op voor je doelgroep. Kleine budgetten, scherpe targeting.
En vergeet niet: je onderwerp is je haakje. Een webinar over “onze software” verkoopt niet. Een webinar over “de drie marketingfouten die je groei saboteren” wel.
Fase 3: De uitvoering (tips voor een vlekkeloos en boeiend live event)
Ga voor impact, niet voor volledigheid
Veel webinars zijn te lang, te traag en te volgepropt. De gouden regel? Minder slides, meer focus. Elk onderdeel moet bijdragen aan je centrale belofte: wat leert de kijker en wat kan hij daarna beter doen?
Begin direct met een hook: noem een herkenbaar probleem, een misverstand, of een belofte die je gaat waarmaken. Geef de kijker een reden om te blijven.
Maak tussendoor ruimte voor interactie, het liefste elke 5 tot 10 minuten. Dat hoeft niet altijd met polls. Een simpele vraag in de chat is vaak al genoeg om de betrokkenheid te verhogen.
Bereid je voor op het onverwachte
Webinars zijn vaak live. En live is kwetsbaar. Zorg daarom voor een script met back-upzinnen. Een plan B als de verbinding wegvalt. En een supportlijn waar je team elkaar op kan bellen als de software crasht.
Laat de moderator de spanningsboog bewaken. Als de presentator afdwaalt of over de tijd gaat, moet iemand durven ingrijpen. Professionaliteit zit in strak organiseren en flexibel kunnen schakelen.
Fase 4: De follow-up (waar het echte geld wordt verdiend)
Gebruik gedrag als startpunt voor sales
Hier gaat het vaak mis.
Het webinar is geweest, er komt een bedankmail, en… stilte. Terwijl hier de meeste waarde ligt.
Segmenteer deelnemers op gedrag:
- Wie keek langer dan 30 minuten?
- Wie stelde vragen?
- Wie klikte op links?
Gebruik deze signalen om een relevante opvolging te doen. Niet: “Heb je interesse in een demo?”. Maar: “Je gaf aan dat X een uitdaging is, mag ik je daar een whitepaper over sturen?”
Zorg dat sales en marketing samenwerken in deze opvolging. Marketing levert de context, sales maakt het persoonlijk. En als je echt wil winnen: automatiseer het proces, maar personaliseer de boodschap.
Hergebruik je webinar slim
Een webinar is niet eenmalig. Het is content. Splits het op:
- De opname op YouTube
- De slides als PDF
- De belangrijkste inzichten als blog of LinkedIn-post
- Quotes of highlights in een carousel
Maak het onderdeel van je nurture-strategie. Gebruik het in e-mailflows. Voeg het toe aan je resourcecenter. Maak het beschikbaar in je salesgesprekken.
Maak van elk webinar een stap in je klantreis
Een webinar is geen los event. Het is een schakel. Een instrument dat, mits goed uitgevoerd, leidt tot leads, inzichten en vertrouwen.
Maar alleen als je het behandelt als volwaardig kanaal. Met voorbereiding, met structuur, met follow-up. Niet voor de vorm. Maar als middel om waarde te leveren, merkvoorkeur te bouwen en deals te versnellen.
Wie dat serieus neemt, haalt niet alleen views binnen maar zeker ook omzet.
