Maar voordat je de koffers inpakt en naar ‘zonnigere oorden’ vertrekt, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je zakelijke zaken goed geregeld zijn. Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat je echt kunt genieten van je vakantie zonder je zorgen te maken over achtergebleven werk.
Graag deel ik wat tips met je om zakelijk goed voorbereid op vakantie te gaan. Daar gaan we! (letterlijk)
Een goede out-of-office
Het instellen van een out-of-office bericht is meer dan alleen het laten weten dat je er niet bent. Het is een manier om je afwezigheid professioneel te beheren en verwachtingen te managen. Hier zijn enkele cruciale elementen die je in je out-of-office bericht moet opnemen:
- Van wanneer tot wanneer je er niet bent: Wees duidelijk over de exacte data van je afwezigheid. Dit helpt de verzender om te weten wanneer ze een reactie van je kunnen verwachten.
- Optioneel: waarom je er niet bent: Het kan nuttig zijn om kort te vermelden waarom je weg bent, vooral als het voor een specifieke gelegenheid is. Dit hoeft niet gedetailleerd te zijn, een eenvoudige verklaring zoals “voor een welverdiende vakantie” is voldoende.
- Waar de verzender terecht kan nu je er niet bent: Zorg ervoor dat je aangeeft wie ze kunnen benaderen in jouw afwezigheid. Dit helpt om urgente zaken toch afgehandeld te krijgen.
- Wanneer je reageert op de e-mail: Geef aan wanneer je weer terug bent en verwacht te kunnen reageren op e-mails. Dit helpt om ongeduld en miscommunicatie te voorkomen.
"Bedankt voor je bericht. Ik ben afwezig van [startdatum] tot [einddatum] vanwege een vakantie. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met mijn collega [naam] via [e-mail]. Ik zal je bericht beantwoorden zodra ik terug ben op [terugkeerdatum]."
Ben er op tijd bij
Het instellen van je out-of-office ruim voor je vertrekdatum is super belangrijk. Het zorgt ervoor dat je niet op het laatste moment nog gehaast bent en niets over het hoofd ziet. Stel je vertrekt op vrijdagmiddag, zet je out-of-office dan al op vrijdagochtend aan. Dit geeft je de tijd om eventuele laatste minuten vragen te beantwoorden zonder je vertrek te vertragen.
Maak vakantieafspraken met elkaar
Het is belangrijk om binnen je team duidelijke afspraken te maken over wat er gebeurt als iemand op vakantie is. Hier zijn een aantal voorbeelden van afspraken die je kunt maken om ervoor te zorgen dat iedereen ongestoord kan genieten van hun vrije tijd:
- Mail en WhatsApp niet met een collega waarvan je weet dat die op vakantie is: Respecteer de vrije tijd van je collega’s. Er is niets vervelender dan constant gestoord worden door werkgerelateerde berichten terwijl je probeert te ontspannen.
- Verwijder je zakelijke accounts van je telefoon: Dit helpt om echt los te komen van je werk. Als je geen toegang hebt tot je werkmail en andere zakelijke apps, word je ook niet in de verleiding gebracht om toch even te kijken.
- Zet je zakelijke WhatsApp-groepen op stil of verwijder jezelf uit de groep: Dit voorkomt dat je continu meldingen krijgt en zorgt voor meer rust tijdens je vakantie.
- Zet op tijd je out-of-office aan en gun jezelf wat inwerktijd na je vakantie: Net zoals eerder besproken, helpt dit om de overgang van werk naar vakantie en weer terug soepel te laten verlopen.
Ohja en vergeet de zonnebrand niet. Want of je nu naar het buitenland gaat of vakantie viert in je eigen achtertuin, het is belangrijk om goed voor jezelf te zorgen. Zelfs in “Balkonia” of “Hintergarten” is het verstandig om jezelf goed in te smeren. Te veel zon kan je vakantieplezier behoorlijk bederven, niet alleen op korte termijn…
Nog wat praktische tips voor je
- Maak een to-do lijst: Voordat je vertrekt, maak een lijst van alle taken die je moet afronden. Dit helpt om niets te vergeten en zorgt voor een gestructureerde overgang naar je vakantie.
- Communiceer met je team: Laat je team en directe collega’s weten wanneer je weg bent en wie ze kunnen benaderen voor dringende zaken. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat het werk doorgaat in jouw afwezigheid.
- Automatiseer waar mogelijk: Stel automatische antwoorden in voor veelgestelde vragen of richt een tijdelijk systeem in dat je taken overneemt. Dit kan helpen om de werkdruk tijdens je afwezigheid te verlichten.
- Maak gebruik van technologie: Gebruik tools zoals agenda’s en projectmanagementsoftware om overzicht te houden en je afwezigheid soepel te laten verlopen. Dit helpt om belangrijke deadlines en taken niet te missen.
- Plan een terugkomdag: Neem een dag na je vakantie om rustig op gang te komen voordat je weer volledig aan de slag gaat. Gebruik deze dag om je e-mails door te nemen en je voor te bereiden op de komende week.
Een goede voorbereiding is dus jouw ‘ticket’ tot een zorgeloze vakantie. Door je out-of-office op tijd in te stellen, duidelijke afspraken te maken met je team en de juiste voorzorgsmaatregelen te nemen, kun je echt genieten van je welverdiende rust. Dus, waar je ook naartoe gaat deze zomer, zorg ervoor dat je zakelijk goed voorbereid bent.
Geniet van de zon, de tijd met familie en vrienden, en kom verfrist en vol energie weer terug op je werk!
