Niemand doet iets fout. En toch begint daar iets te schuiven.
Ik zie het zo: wie een nieuwe medewerker wil behouden, moet niet bij het contract beginnen. Of iemand blijft, valt al in week 1. Dan ziet de nieuwe collega of wat je buiten vertelde, binnen ook klopt. Dat verschil merkt iemand sneller dan je denkt.
Op de eerste werkdag heeft iedereen het druk
Je hebt maanden gezocht. Er stond een vacature online. Je hebt gesprekken gevoerd, misschien zelfs een tweede ronde. En nu is de handtekening gezet. Logisch dat je even uitademt.
Maar voor de rest van je onderneming is het gewoon maandag. De planning loopt, er belt een klant en de machine doet weer moeilijk. Je collega's zijn hartstikke aardig tegen de nieuwkomer, ze hebben alleen geen tijd.
Met onwil heeft het niks te maken, zo gaat het nu eenmaal in bijna elke mkb-onderneming. Er is niemand die "inwerken" als taak in de agenda heeft staan. Dus komt het tussen de bedrijven door.
Het gaat mis zonder dat iemand iets fout doet
Kijk eens door de ogen van die nieuwe collega. Diegene heeft net een andere baan opgezegd en heeft thuis uitgelegd waarom. Nu is de vraag of het een goede keuze was. Elke kleine ervaring is bewijs voor of tegen.
De laptop die pas woensdag werkt. De lunch waarbij niemand vraagt waar je vandaan komt. De vraag die je stelt en waarop 3 collega's 3 verschillende antwoorden geven. Los van elkaar stelt het niks voor, maar bij elkaar vormen ze een beeld.
En dat beeld vormt zich snel. Volgens OpenUP vertrekt zonder goede start 20% van de nieuwe medewerkers binnen 45 dagen. Bijna 1 op de 3 gaat voor het einde van het eerste jaar weg.
Daar komt bij dat de deur in die eerste periode makkelijk opengaat. Veel contracten hebben een proeftijd van 1 of 2 maanden. In die tijd kan een nieuwe medewerker opstappen zonder opzegtermijn, schrijft Recruitment Training. De eerste maand is dus letterlijk het moment waarop iemand zonder gedoe kan vertrekken.
Een nieuwe collega legt alles naast je belofte
Hier zit volgens ons de kern. Een nieuwe collega komt niet blanco binnen. Diegene heeft je vacature gelezen, je website bekeken en misschien je LinkedIn gevolgd. Daarin vertelde je iets. Dat vakmanschap bij jullie telt, dat mensen ruimte krijgen, of dat je een fijne club bent om voor te werken.
In week 1 legt die collega alles wat deze ziet naast dat verhaal. Klopt het, dan groeit het vertrouwen vanzelf. Klopt het niet, dan is het vertrouwen weg voordat de eerste loonstrook binnen is.
Het pijnlijke is dat je het vaak niet merkt. Een nieuwe collega gaat echt niet op maandagmiddag bij je binnenlopen om te zeggen dat de ruimte tegenvalt. Diegene gaat 's avonds weer vacatures bekijken.
In onze streek telt dat dubbel. Rond Nijmegen en Maas en Waal kent iedereen elkaar. Wat een nieuwe collega na 3 weken op een verjaardag vertelt, hoort de volgende kandidaat ook. Een tegenvallende start blijft dus niet binnen de muren van je onderneming.
Een nieuwe collega heeft je verhaal nodig, geen map met regels
De reflex is vaak: we maken een inwerkmap. Met de huisregels, het wifiwachtwoord en wie je belt als de printer vastloopt. Superpraktisch, en dat mag er zeker ook zijn. Alleen beantwoordt die map de vraag niet die een nieuwe collega echt heeft.
Die vraag is: hoort dit bij wat mij beloofd is? Daar heb je een verhaal voor nodig, geen lijst. In de eerste weken wil een nieuwe collega vooral dit weten:
- waar de onderneming naartoe wil en waarom;
- wat er van diegene verwacht wordt, in gewone woorden;
- hoe het werk er echt uitziet, inclusief de minder leuke kanten;
- bij wie je terecht kunt als je iets niet weet.
Dat laatste klinkt simpel. Maar als niemand dat hardop zegt, durft een nieuwe collega het vaak niet te vragen. Iedereen heeft het immers zo druk.
Te veel ineens helpt ook niet. Trends in HR haalt onderzoek van Gallup aan over de eerste weken. Daaruit blijkt dat 81% van de nieuwe medewerkers zich overweldigd voelt door alle informatie (Trends in HR). Kies dus wat iemand in welke week hoort, en bewaar de rest voor later.
Daarom ligt dit bij jou, niet bij personeelszaken
Personeelszaken regelt het contract, de laptop en de toegangspas. Dat is belangrijk werk. Maar het verhaal van je onderneming hoort niet bij personeelszaken. Dat verhaal is van jou.
Jij weet waarom je onderneming bestaat en waar je over 5 jaar wilt staan. En jij hebt in de vacature beloofd hoe het hier voelt. Personeelszaken kan dat niet voor je waarmaken.
Bij 10 collega's gaat dat vaak nog vanzelf. Je ziet iedereen dagelijks en vertelt het verhaal aan de koffietafel. Vanaf een man of 20 verandert dat. Dan weet niet iedereen meer alles, en vertelt de nieuwe collega een verhaal door dat jij nooit zo bedoeld had.
Daarom zien wij de eerste weken van een nieuwe collega als onderdeel van employer branding. Het is hetzelfde verhaal als in je vacature en op je website, alleen nu voor binnen. Een nieuwe collega is meestal de eerste die merkt dat buiten en binnen niet kloppen.
Begin bij wat je collega's nu al vertellen
Een groot programma optuigen hoeft niet. Begin op een vaste plek: bij de mensen die er al zijn.
Vraag een paar collega's hoe hun eigen eerste weken waren. Wat wisten ze niet? Wat hadden ze graag eerder gehoord? Wie hielp hen echt verder? Je krijgt eerlijke antwoorden, en ze zijn meestal verrassend concreet.
Leg daarna naast elkaar wat je buiten belooft en wat iemand binnen aantreft. Soms zit het verschil in de belofte. Dan moet je vacature eerlijker. Soms zit het verschil in de dagelijkse gang van zaken. Dan moet er binnen iets veranderen.
En spreek een ritme af dat je volhoudt. Liever elke vrijdag een kwartier met de nieuwe collega dan een uitgebreid inwerkplan dat na 2 weken stilvalt.
Opnieuw werven kost meer dan een goede eerste maand
Dan de rekensom. Want ja, dit kost tijd. En tijd is precies wat er op die maandagochtend ontbrak.
Onderzoekers Boushey en Glynn bekeken 30 studies naar de kosten van verloop. Het vervangen van een medewerker kost gemiddeld 20% van het jaarsalaris, schrijft Effectory. Andere bronnen rekenen met 50% tot 150% als iemand snel weer vertrekt, zoals Mens.
Neem de laagste schatting. Bij een jaarsalaris van 45.000 euro kost opnieuw werven dan 9.000 euro. Daarin zitten de vacature, de gesprekken en het inwerken van de volgende persoon. Ook het werk dat blijft liggen telt mee.
Zet daar een goede eerste maand tegenover. Een paar uur van jou, een vaste collega met tijd in de agenda en een verhaal dat al klaarligt. Stel dat je eigen uur 60 euro waard is. Dan kun je voor de helft van die 9.000 euro 75 uur in een goede start steken. Blijf je onder die 75 uur, dan is opnieuw werven meer dan dubbel zo duur.
Bij de hogere schattingen is het verschil nog veel groter. Het verhaal op die verjaardag telt dan nog niet eens mee.
